Sedinte, intalniri, evenimente, networking – Ghidul participantului (2)

Am scris saptamana trecuta despre cateva dintre regulilele nescrise (sic!) pe care mi-as dori sa le respect ca participant la diferite evenimente si sa ii vad si pe ceilalti participanti ca le respecta. Astazi, “Ghidul participantului” pentru sedinte, intalniri, evenimente, networking – in timpul evenimentului.

Nota: am numit generic “evenimente” toate aceste interactiuni de grup, desi fiecare are specificul sau. Randurile de mai jos trebuie citite cu aceasta “cheie”.

Telefonul mobil

• Pune-l pe modul silentios. Toata lumea recunoaste utilitatea contactarii cuiva in momente critice, oriunde s-ar afla, insa de fapt foarte putine apeluri sunt cu adevarat urgente/ critice. Oricum, nu exista niciun motiv ca, in toiul discutiilor, ceilalti sa audieze fragmentul muzical vesel sau pe cel “heavy metal” pe care il folosesti ca ringtone.
• Daca trebuie sa raspunzi, iesi din sala. Cei din sala vor vrea mai degraba sa asculte prezentare sau sa participe la discutii, decat sa te auda vorbind la telefon, mai tare decat e necesar in 9 cazuri din 10.
• (Completare) Daca vorbesti la telefon si chiar nu vrei sa te auda ceilalti, iesi din sala. Daca pui mana la gura cand vorbesti la telefon nu vei face decat sa atragi atentia asupra ta, iar cei care ar putea sa auda ce vorbesti se vor concentra si mai tare sa te auda…
• Oricare ar fi contextul evenimentului, oricat ar fi de informal, nu le canta cantece copiilor la telefon ! Nu de fata cu toata lumea. Regula iesitului din sala se aplica si in acest caz cu succes.

Interactiunile cu vorbitorii si ceilalti participanti

• Pune intrebari daca vrei sa afli mai multe lucruri. Poate ca prezentarile au avut un continut acoperitor pentru aria ta de interes, insa daca ai nevoie de precizari sau de informatii suplimentare, cere-le. Nu este corect sa presupui ca vorbitorul va atinge oricum subiectul, sau ca altcineva va pune intrebarea cheie (mie mi se intampla adesea sa presupun asta )
• Pune maxim 3 intrebari, la obiect, vorbitorilor. Mai multe intrebari vor fi mai usor de evitat sau de omis de interlocutor.
• Incearca sa nu monopolizezi discutia. Daca ai un subiect de abordat in detaliu cu un vorbitor, o poti face in pauza si individual.
• Nu genera discutii paralele. Mai ales daca vrei sa obtii un raspuns la o intrebare sau vrei sa discuti o problema, vei pierde din audienta daca te adresezi doar celor de langa tine. In plus, vei genera un zgomot “de fond” deranjant pentru vorbitor si pentru restul participantilor.

Feed back

• Daca organizatorul solicita acest lucru, completeaza chestionarul de evaluare. E o mica investitie de timp din partea ta, dar poate fi o informatie valoroasa pentru cei care organizeaza. Plecand de la premisa bunelor intentii, vor aprecia efortul tau si vor folosi sugestiile pentru imbunatatirea intalnirilor viitoare.
• Poti comunica parerea ta organizatorilor despre continutul si formatul evenimentului, chiar daca nu exista o forma structurata pentru aceasta. O discutie sau un mesaj adresat organizatorilor post-eveniment vor fi foarte potrivite pentru aceasta. Mai ales daca e “de bine” .

Incheierea evenimentului

• Daca nu s-a specificat deja, intreaba organizatorii daca materialele prezentate in cadrul evenimentului vor fi accesibile si in format electronic.
• Tot daca nu s-a specificat deja, intreaba organizatorii daca vor prezenta un rezumat al discutiilor.
• In particular daca este vorba despre o sedinta, asigura-te ca ti-ai notat punctele cheie si responsabilitatile care iti revin, impreuna cu termenele de livrare.

Saptamana viitoare – despre networking.