Sedinte, intalniri, evenimente, networking – Ghidul participantului (1)

Later edit: Am fost azi la un eveniment care se anunta foarte interesant. Au fost atat de multe scapari in organizare, incat la sfarsit am ramas mai degraba cu o senzatie de iritare si de timp pierdut, in ciuda faptului ca au fost niste informatii extrem de interesante si importante. Ceea ce m-a convins sa ma gandesc si la “Ghidul organizatorului“. Stay tuned

Prin natura ocupatiei, sunt destul de mult – mai ales in ultima vreme – “afara” din birou. Intalniri de lucru pe proiecte, sedinte de ANIS, sedinte pe la ministere/ alte autoritati, evenimentele altora, evenimentele noastre (mai mult sau mai putin formale), diverse intalniri informale (cafea, pranz sau cina) cu diversi parteneri, romani si/ sau straini - si multe altele care nu-mi mai vin acum in cap.

Cum rezulta din cele de mai sus, in afara de simplu participant, sunt adesea in situatia de organizator pentru unele dintre evenimentele mentionate – am tot “facut” evenimente de toate tipurile in ultimii 7-8 ani. Asa ca sunt cu ochii larg deschisi dupa idei, de ce nu chiar retete, pe care sa le folosim si noi. In aceeasi masura, inevitabil, sunt cu ochii larg deschisi dupa toate lucrurile care nu merg bine si pe care ne dorim sa le evitam in evenimentele noastre.

Mai ales in ultima vreme – criza, oh CRIZA, pare sa fie o scuza general valabila – am inceput sa vad din ce in ce mai multe lucruri care nu merg bine. Asa ca vreau sa imi iau notite – in public – despre lucrurile cu care m-am intalnit sau greselile pe care le-am facut, ca participant, si pe care as vrea sa nu le mai repet.

Am inceput sa-mi scriu notitele si am constatat ca mult de zis pentru un singur post. Asa ca astazi postez doar prima parte din “Ghidul participantului” pentru sedinte, intalniri, evenimente, networking.

Inainte de eveniment

• Du-te la evenimente si la sedinte. Chiar daca pare pierdere de vreme – si in peste 50% din cazuri chiar este. Dar in celelalte cazuri, nu stii niciodata langa cine stai, pe cine o sa cunosti sau ce informatii poti sa afli. Oameni si informatii care sigur nu ti-ar fi accesibile din birou.
• (Completare) Du-te la evenimente, chiar daca sunt gratuite (!). E falsa conceptia conform careia tot ce e gratuit e si prost – si nu face decat sa incurajeze organizatorii sa puna taxe de participare mari, pentru a convinge participantii de valoarea evenimentelor lor.
• Confirma - in scris - daca organizatorii cer acest lucru.  Exista o motivatie extrem de simpla si cunoscuta pe care sigur o stii, dar la care nu te gandesti: bugetarea si planificarea evenimentelor se face in functie de numarul de participanti. Daca un organizator se trezeste cu 20 de oameni despre care nu stia ca vor fi acolo, atunci va avea sigur o problema.
• Du-te la eveniment, daca ai confirmat. Chiar daca tu nu platesti nimic pentru participare, nu inseamna ca participarea ta nu costa. Si va costa, chiar daca tu nu mai participi. In sens invers fata de punctul anterior, un organizator va avea o problema daca 20 de oameni care au confirmat nu mai apar.
• Trimite un mesaj de scuze, chiar si dupa eveniment, daca, din motive obiective chiar nu mai poti ajunge. Organizatorul va aprecia intentia si te va mai invita si alta data.
• Ia-ti cartile de vizita. Nu doar ca ti se vor cere de catre organizatori la inregistrare, dar, cum spuneam si mai sus, e probabil ca vei intalni niste oameni interesanti cu care vei vrea sa mai tii legatura.
• Incearca sa ajungi la timp. Traficul – mai ales in capitala – este o scuza uzata. Stii ca exista, asa ca pleaca mai devreme. Nu exista niciun motiv pentru care sa presupui ca evenimentul nu va incepe la timp; poate doar daca sala e inca aproape goala - fiindca toata lumea intarzie.

Saptamana viitoare – In timpul evenimentului.